فهم قواعد بيانات أكسس

الجداول

الجداول (tables) هي المكان الذي تخزّن فيه معلومات متعلقة بجزء معيّن من عملك أو مهنتك. قاعدة البيانات Northwind (التي يزودها أكسس) مثلاً تحتوي على جدول بمعلومات الزبائن وجدول آخر بمعلومات المشتريات وواحد آخر بمعلومات السلع. الجداول منظّمة في صفوف وأعمدة. ويمثل كل صف مجموعة من المعلومات تسمى سجلاً (record). في جدول الزبائن في قاعدة البيانات نورثويند مثلاً، يمثّل كل صف سجلاً لزبون مختلف. وتمثل الأعمدة جزءاً معيّناً من المعلومات يسمى حقلاً (field). يتم تخزين إسم شركة الزبون في جدول الزبائن مثلاً في الحقل Company Name (إسم الشركة).

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ربط الجداول بعضها ببعض على أساس حقل مشترك بينها. ويتيح لك هذا أن تعمل مع بيانات مأخوذة من أكثر من جدول واحد كما لو أنها كانت موجودة في جدول واحد كبير.

الاستعلامات

للبحث عن المعلومات في الجدول (أو في عدة جداول) أنشئ استعلاماً. الاستعلام (query) هو مجرد سؤال تطرحه على قاعدة البيانات لتساعدك على إيجاد معلومات معيّنة. إذا كنت تريد مثلاً معرفة الزبائن الذين تقدموا بطلبيات شراء في الستة أشهر الماضية، يمكنك إنشاء استعلام تطلب فيه من أكسس فحص محتويات الحقل Order Date (تاريخ الطلبية) في جدول الطلبيات (Orders) لمعرفة السجلات التي يساوي تاريخ الشراء فيها أقل من ستة أشهر ماضية.

وبعد أن يستخرج أكسس السجلات التي تطابق المواصفات التي حددتها في الاستعلام، يمكنك فرز (sort) أو تصفية (filter) المعلومات بمزيد من المعايير، لكي تتمكن من التركيز على المعلومات التي تريدها فقط - لا أكثر ولا أقل.

النماذج

 

 

لتسهيل إدخال المعلومات في الجداول، يمكنك إنشاء نماذج (forms) مخصصة ترشدك في عملية إدخال المعلومات وتدقق بحثاً عن الأخطاء ثم تخزّن تلك المعلومات في الجدول الصحيح. يعرض النموذج عادة كل حقول سجل واحد في الوقت نفسه، مما يسهّل عليك التركيز على سجل معيّن.

التقارير

وبعد أن تستخرج وتنظّم المعلومات التي تريدها بالضبط، يمكنك عرضها وطباعتها في تقرير (report). يمكنك في أكسس إنشاء تقرير بسيط يعرض معلومات كل سجل، أو يمكنك تخصيص التقرير لكي يشمل عمليات حسابية وتخطيطات ورسومات وميزات أخرى تتخطى حدود الأرقام وتساعد على التشديد على المعلومات.

الماكروات والوحدات النمطية

لأتمتة (automate) سلسلة من أوامر أكسس، يمكنك إنشاء ماكرو (macro). تتيح لك الماكروات تنفيذ سلسلة من الأوامر من خلال نقر زر واحد فقط.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أتمتة العديد من إجراءات قاعدة بيانات أكسس ودمجها مع برامج مكتوبة باللغة مايكروسوفت فيجوال بيسك من أجل إنشاء وحدات نمطية (modules). تتيح لك الوحدات النمطية توسيع إمكانيات أوامر أكسس وماكرواته من خلال اللغة فيجوال بيسك، وكذلك الأمر مع بقية برامج مايكروسوفت أوفيس 97.